914 326 160

Beneficios de las normas de gestión de documentos para las organizaciones

Beneficios de las normas de gestión de documentos para las organizaciones

Carlota Bustelo Ruesta
Consultora independiente
En todas las organizaciones, tanto si son del sector público como del sector privado se crean documentos como parte integral de los procesos de negocio y como evidencia de las actividades que se han realizado. En un mundo en trasformación hacia la sociedad digital los documentos del siglo XXI cada vez se parecen menos a los documentos en papel que nos acompañan durante siglos, pues también pueden ser documentos electrónicos, sms, registros en una base de datos o un correo electrónico. Otras de las características de esta sociedad es la trasparencia que exigimos a nuestras organizaciones. A las administraciones públicas por parte de los ciudadanos que queremos conocerlas decisiones y actuaciones que nos afectan, y a las empresas privadas por las distintas partes interesadas que pueden ser accionistas, clientes, proveedores, etc.
¿Qué es la gestión documental?
La tecnología, que ha llegado para quedarse, nos ha facilitado enormemente la creación y manejo de la información en las organizaciones; pero nos plantea al mismo timepo nuevos desafíos y retos.
La gestión documental se asienta en unos sólidos principios basados en la experiencia de siglos en la gestión de documentos en papel unida a las nuevas prácticas que nos exige el mundo digital.
Beneficios
Una buena gestión documental tiene grandes ventajas para las organizaciones:
 
  • permite aumentar la eficacia y eficiencia,
  • rentabiliza las inversiones en tecnologías de la información,
  • es una buena herramienta para la gestión de riesgos y la continuidad del negocio en caso de desastres,
  • permite la aportación de pruebas y la defensa legal en caso de litigio, y
  • fomenta el conocimiento interno que se crea al poder compartir la información
 
Normalización
 
AENOR dispone de una colección de normas sobre gestión documental, que son fruto del consenso internacional y que constituyen estupendas herramientas para una buena gestión documental. 
Entre ellas destaca la serie de normas UNE-ISO 30300, Sistema de gestión para los documentos,  que une las buenas prácticas de gestión documental con la metodología de sistemas de gestión de la mejora continua, haciéndolas totalmente compatibles y complementarias con otras normas de Sistemas de gestión como la ISO 9000 de calidad, la ISO 14000 de gestión medioambiental o la ISO 27000 de seguridad de la información. 
 
Así mismo existen otra serie de nomas e informes técnicos dirigidos a los responsables de implementar la gestión documental en las organizaciones, cuya norma más visible es la UNE-ISO 15489- Gestión de documentos, de la cual se derivan otro productos que se centran en la digitalización de documentos, en la conversión y migración de documentos electrónicos, o en los metadatos, entre otros temas relacionados.

Colecciones relacionadas

El valor de las normas

Implantación y mejora de un sistema de gestión de la calidad

Esta colección incluye normas que especifican los requisitos para la implantación de un sistema de gestión de la calidad en cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño, además de otros documentos que sirven de ayuda establecer un mantenimiento eficaz del sistema de gestión.

El valor de las normas

Gestión documental

Contiene las Normas UNE con las claves que le ayudarán a controlar y proteger la información generada en su organización, a través de una gestión eficaz de los documentos y aprovechando al máximo las tecnologías de la información.